Portrait de Valérie Lebon, une secrétaire à temps partagé très prisée

Elle a la mine de ceux qui vivent au grand air, pourtant elle n’a pas arrêté de courir tout l’été. Depuis son installation en Charente-Maritime en 2014, cette jeune femme dynamique a su repenser son activité professionnelle très efficacement. S’inspirant de ses vingt ans d’expérience et des besoins détectés sur le terrain, elle a mis en place un modèle qui croise ses aspirations personnelles avec les attentes de dirigeants désireux de laisser la priorité au terrain.

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Quand polyvalence rime avec compétences

L’histoire semble classique mais chaque parcours est unique… C’est au sein d’un groupe implanté dans 80 pays et comptant 420 000 collaborateurs dans le monde, que Valérie Lebon fait ses armes à Paris. Formée à la comptabilité et à la gestion bureautique, elle prend successivement la responsabilité de différents postes du service client de Sodexo. Tour à tour en charge de la filiale chèques-cadeaux, de la facturation, des achats ou encore de la coordination du SAV, elle y explore tous les aspects de son métier durant 13 ans. 13 années de fidélité exemplaire qu’un diplôme de félicitations est venu symboliquement  récompenser en 2012, peu avant que cette charentaise d’origine fasse le choix de rejoindre en famille le littoral et sa qualité de vie.

Réaliste et prudente Valérie se donne un temps de latence à son arrivée. Une année de veille à construire son projet en lien avec son expertise métier et son observation du tissu économique local, très spécifique dans une région qui vit principalement de la saison touristique. En parallèle elle suit avec succès une formation de secrétaire médicale qui devrait lui permettre d’ajouter une corde à son arc en 2017, date à laquelle la généralisation du tiers-payant sera effective, induisant une charge administrative importante pour les cabinets médicaux.

Une fois résolue l’incontournable équation : observation/préconisation/communication, c’est avec Sodexo encore qu’elle lance son activité de secrétariat à temps partagé en juin 2015. Pour le groupe, elle assure dès septembre le surcroit de travail lié à la dématérialisation des cartes de fidélité. Depuis, elle intervient en fonction des pics à raison de 3 à 4 fois par an. Entre-temps, le projet s’est développé, et « la futée » a identifié grâce à son réseau, un tas d’autres petites structures en quête de s’alléger du rouleau compresseur des tâches bureautiques à prix doux.

Sur-mesure et complet : un emploi du temps en puzzle

En plus de ses interventions à la carte chez Sodexo, Valérie travaille tous les matins depuis un an pour le cabinet d’architecture HB & Co, client qu’elle a déniché (les mœurs évoluent) grâce à une annonce sur le bon coin ! Sa prestation en télé-travail  (avec un jour de présence sur site par semaine) permet à Hélène Brissac, la gérante, de sous-traiter la gestion administrative des expertises judiciaires, l’une des spécialités du cabinet rochelais. Litiges, malfaçons… Des désordres de construction aux assignations pour défaut, Valérie trie et suit tout,  dégageant ainsi le temps nécessaire à l’équipe pour être sur le terrain.

Valérie Lebon a créé e-SecRétariat en juin 2015

Tous les jeudis, elle partage sa journée entre un restaurateur et un kiné de l’île de Ré. Pour le premier elle pointe les factures, les tickets restaurants et gère le suivi des courriers ; pour le second elle assure l’accueil physique et organise l’agenda.

Un neurologue lui renvoie également régulièrement ses appels pour les prises de rendez-vous.

En septembre 2016, notre secrétaire « tout terrain » a débuté une mission de quatre mois pour un promoteur immobilier à La Rochelle. En remplacement de l’assistante comptable partie en congé maternité, elle assure notamment la facturation des loyers des nombreuses résidences confiées au service gestion de l’enseigne.

La flexibilité pour une relation gagnant-gagnant

Bien qu’ elle concède avoir dû s’investir fortement pour actionner son réseau et mettre en place une stratégie prospective, Valérie a trouvé aujourd’hui son rythme de croisière avec le travail à temps partagé. Même si son emploi du temps ressemble un peu à un Rubik’s Cube, cette nouvelle façon d’exercer son activité lui a permis de glisser du stress de la hiérarchie verticale inhérente aux grands groupes, vers le confort d’une relation de confiance. « En tant qu’indépendante, je connais les problématiques des petites structures et suis donc au plus près des attentes des dirigeants. J’apporte une réponse effective à la définition précise de leurs besoins ».

Seule contrainte dont elle a fait son crédo : le respect des délais. Qu’on fasse appel à elle pour faire face à un surcroît temporaire d’activité ou palier au remplacement d’un salarié absent, elle s’attache à être opérationnelle immédiatement car bien consciente que la priorité de ses clients est la productivité.

De leur côté, ils trouvent dans cette souplesse de fonctionnement la solution idéale pour maintenir voire améliorer leur performance tout en maîtrisant leurs coûts.

Valérie Lebon : http://vl-esecretariat.fr/

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Marie-Victoire Vergnaud

Business Rédactrice

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